Wizualne zarządzanie – czym jest w teorii i czym jest w praktyce?

Wizualne zarządzanie obejmuje narzędzia i praktyki, które wspierają budowanie i rozwój standardów, szybką identyfikację problemów oraz ich rozwiązywanie. To także system pomocy wykorzystywanych do organizacji i kontroli środowiska pracy, wspierających działania mające na celu zapewnienie jakości i standardów pracy.

Bardzo wiele firm funkcjonujących w dzisiejszym świecie nie przykłada należytej wagi do kwestii wizualnego zarządzania, być może nie rozumiejąc, jaki jest charakter i gdzie leży potęga tego narzędzia. Czasami jest na odwrót i tylko do wizualnego zarządzania, a właściwie jego fragmentu jakim jest 5S, ogranicza się rozumienie koncepcji Lean. Tak czy inaczej faktem jest, że wizualne zarządzanie stanowi jeden z fundamentów produkcji odchudzonej.

Narzędzie to pozwala operatorom i nadzorującym szybko oceniać bieżącą sytuację i reagować na wszelkie zakłócenia procesu produkcyjnego. Obejmuje ono przykładowo: tablice informacyjne, system 5S, oznaczenia poziome i poziome, mapy, arkusze pracy standardowej, dane i diagramy. Jak widać zarządzanie wizualne bardzo mocno przenika się z innymi technikami stosowanymi w ramach Lean (TQM, KANBAN, TPM, KAIZEN) i mocno je wspiera. Mało tego, bez niego te inne narzędzia nie mogą po prostu istnieć.

Wizualne zarządzanie zapewnia trwałość rozwiązań i jest kluczowym elementem dla zmiany kulturowej, którą trzeba przeprowadzić w ramach wdrożenia Lean Manufacturing w firmie. Bez wizualnego zarządzania trudno określić co jest dobre, a co złe i czy działamy zgodnie ze standardem, jakim jest status operacji w danym obszarze.

Najlepiej koncepcję wizualnego zarządzania jako systemu pomocy wykorzystywanych do organizacji i kontroli środowiska pracy, obrazuje poniższy rysunek:

wizualne zarządzanie

Korzyści wynikające z jego wdrożenia, można przedstawić następująco:

  • Zero defektów – wprowadzenie wizualnego zarządzania stwarza warunki promujące całkowitą eliminację defektów, braków i błędów.
  • Dystrybucja informacji – widoczne są wszystkie informacje niezbędne do efektywnej kontroli zapasów, operacji, wyposażenia, jakości, bezpieczeństwa oraz postępu w procesie doskonalenia.
  • Pomoc w identyfikacji nieprawidłowości – każdy wprowadzony standard musi być widoczny, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować każdą nieprawidłowość i odchylenie od normy.
  • Pomoc w szybkim przywróceniu stanu normalnego – jeżeli wszystkie informacje i standardy postępowania są łatwo dostępne i widoczne, łatwym jest też przywrócenie stanu normalnego po wystąpieniu jakiekolwiek nieprawidłowości.
  • Promowanie prewencji – wizualne zarządzanie pomaga wychwytywać nieprawidłowości zanim wystąpią, dzięki czemu unika się strat związanych z ich korygowaniem.
  • Eliminacja marnotrawstwa – wizualne zarządzanie eksponuje występujące symptomy marnotrawstwa, konsumującego zasoby przedsiębiorstwa.
  • Promowanie właściwych postaw pracowników – narzędzia wizualne opisujące standardowe sposoby postępowania zwiększają poziom dostosowania się pracowników do obowiązujących standardów.
  • Wsparcie ciągłego doskonalenia – wizualne zarządzanie umożliwia bardziej precyzyjne śledzenie procesów, dzięki czemu występuje więcej możliwości dla doskonalenia organizacji.

Jeżeli Lean w uproszczeniu zdefiniujemy jako systemowe działanie mające następujące do zrealizowania cele :

  • znajdź problem,
  • rozwiąż problem,
  • wprowadź zasady, które nie pozwolą mu się powtórzyć

to wizualne zarządzanie jest narzędziem kluczowym dla organizacji wdrażającej Lean Manufacturing i mimo tego, że pozornie nie daje natychmiastowego zwrotu, od tego elementu należy rozpoczynać wdrożenie.

Jakie są najbardziej widoczne i namacalne korzyści wizualnego zarządzania?

Zero defektów

wprowadzenie wizualnego zarządzania stwarza warunki promujące całkowitą eliminację defektów, braków i błędów

Promowanie prewencji

wizualne zarządzanie pomaga wychwytywać nieprawidłowości zanim wystąpią, dzięki czemu unika się strat związanych z ich korygowaniem

Dystrybucja informacji

widoczne są wszystkie informacje niezbędne do efektywnej kontroli zapasów, operacji, wyposażenia, jakości, bezpieczeństwa oraz postępu w procesie doskonalenia.

Eliminacja marnotrawstwa

wizualne zarządzanie eksponuje występujące symptomy marnotrawstwa, konsumującego zasoby przedsiębiorstwa.

Pomoc w identyfikacji nieprawidłowości

każdy wprowadzony standard musi być widoczny dzięki czemu łatwo można zidentyfikować każdą nieprawidłowość i odchylenie od normy.

Promowanie właściwych postaw pracowników

narzędzia wizualne opisujące standardowe sposoby postępowania zwiększają poziom dostosowania się pracowników do obowiązujących standardów.

Pomoc w szybkim przywróceniu stanu normalnego

jeżeli wszystkie informacje i standardy postępowania są łatwo dostępne i widoczne łatwym jest też przywrócenie stanu normalnego po wystąpieniu jakiejkolwiek nieprawidłowości.

Wsparcie ciągłego doskonalenia

wizualne zarządzanie umożliwia bardziej precyzyjne śledzenie procesów, dzięki czemu występuje więcej możliwości dla doskonalenia organizacji.

Wszyscy wiemy, że jeżeli w przedsiębiorstwie funkcjonują narzędzia wizualnego zarządzania i są one znane wszystkim pracownikom, to łatwo jest wykrywać nieprawidłowości występujące w procesach, pracować nad ciągłym doskonaleniem, identyfikować odchylenia od stanu pożądanego czy też skutecznie zarządzać projektem bądź obszarem. To wszystko prawda – wszyscy, którzy kiedykolwiek wykorzystywali narzędzia wizualne mają świadomość ich przewag, ale też i trudności, które się z ich stosowaniem łączą.

Skuteczne stosowanie narzędzi wizualnego zarządzania daje zatem wiele korzyści, ale wymaga również wielkiej dyscypliny i uważnego ich projektowania. Szczególnie jeśli chodzi o tablice zarządzania wspierające kierowanie, które mają niestety tendencję do obumierania. W konsekwencji często straszą nieaktualnymi zapisami i świadczą tylko o tym, że nie zostały skutecznie wdrożone i efektywnie wykorzystane.

Jak temu przeciwdziałać?

  1. Po pierwsze trzeba mieć jasny cel. To brzmi trywialnie i jest „oczywistą oczywistością”, ale zbyt często cel zarządzanego obszaru lub projektu nie jest jednoznacznie opisany. Podobnie jak nie jest sprecyzowany cel zastosowania konkretnego narzędzia wizualnego zarządzania. To oczywiście najkrótsza droga do jego porzucenia lub zaśmiecenia wraz z upływem czasu.
  2. Po drugie tablica musi mieć swojego właściciela. W mojej ocenie mimo tego, że mówimy o pracy grupowej, jeżeli w ramach odpowiedzialnego zespołu nie ma osoby z silną świadomością znaczenia systemu zarządzania, znaczenia narzędzi wizualnych, z właściwym poziomem samodyscypliny i do tego potrafiącej moderować pracę grupową i włączyć innych członków zespołu do współpracy, to jest to prosta droga do porzucenia tablicy lub jej dezaktualizacji i zaśmiecenia.
  3. Po trzecie nie przesadzać. Na tablicy powinny znajdować się tylko niezbędne elementy. Nie zawsze łatwo to przewidzieć na etapie projektowania. Sam wielokrotnie dochodziłem do punktu, gdy okazywało się, że jakieś dane lub elementy tablicy okazywały się zbędne lub ewoluowały. Ale przecież tablica wizualna, jak każdy element systemu, także ma być doskonalona. Z czasem może przenieść się w ogóle tylko do formy elektronicznej – tak jak ja to stosuję obecnie, pracując w zespole rozproszonym i najczęściej spotykając się w formie wideokonferencji, gdzie tablicą zarządzania są właściwie przygotowane, współdzielone pliki definiujące cel, plan, zadania i wskaźniki kontrolne.
  4. Po czwarte dotyk może działać cuda. Choć często stosuję cyfrową formę tablic zarządzania (pytanie czy to jeszcze jest narzędzie wizualne – ja je tak traktuję pomimo pewnych kontrowersji), to w przypadku tablic wiszących w realu jestem zwolennikiem ich uaktualniania w sposób analogowy, czyli metodą ołówkowo-ręczną ☺. Uważam, że powoduje to większe zaangażowanie i wrażenie rzeczywistej pracy wśród uczestników. Oczywiście praktyka bywa różna i równie efektywna może być tablica, która jest uzupełniania w formie wydruków okresowo publikowanych na tablicy i omawianych, ja jednak jak mam do wyboru wybieram zaangażowanie – niech osoba odpowiedzialna własnoręcznie uzupełni wykres swojego wskaźnika, bądź omówi i zaktualizuje status zadania.
  5. Po piąte reakcja. To truizm, ale jeżeli za występującym odchyleniem od stanu pożądanego nie idzie bezzwłoczna reakcja w formie analizy przyczynowo skutkowej i zdefiniowania działania korygującego, zapisanego i nadzorowanego na actionplan, to taka tablica wizualna nie działa. Oczywiście wymaga to przygotowania do spotkania tablicowego poprzez zapoznanie się ze wskaźnikiem oraz przeprowadzeniem co najmniej analizy 5-Why bądź analizy Ishikawy. Nie zawsze problem jest prosty i możliwy do rozwiązania przy pomocy tych narzędzi, ale zawsze mogę wpisać jako działanie przeprowadzenie bardziej szczegółowej i zaawansowanej analizy czy wręcz uruchomić raport A3.
  6. Po szóste dyscyplina i systematyczność. Nie ma co za dużo pisać, jeżeli spotkanie tablicowe nie jest zakorzenionym rytuałem realizowanym systematycznie zgodnie z agendą i jeżeli nie jest konsekwentnie egzekwowana frekwencja, to spotkanie to nie będzie działać. Kropka.
  7. Po siódme nie tylko problemy. Często spotykanym błędem w dążeniu do skrócenia spotkania tablicowego jest koncentracja wyłącznie na elementach negatywnych, niewłaściwych odchyleniach od normy. To błąd, równie istotne jest śledzenie zmian pozytywnych – po pierwsze warto wiedzieć co nam daje właściwe efekty, po drugie (sam to odczułem na własnej skórze niejednokrotnie) warto dać się nacieszyć sukcesem. To uskrzydla i zwiększa świadomość skuteczności działania wdrożonych narzędzi.