Lean Office

to część Lean Management obejmująca działania administracyjne przedsiębiorstwa. Oznacza takie zarządzanie procesami biurowymi, by zdefiniować i zlikwidować nieefektywne procesy, a pozostałe nieustanne doskonalić.

0st9yhngses-benjamin-child

Wdrażając Lean Office wiemy, że kultura pracy administracyjnej jest różna od obszarów typowo produkcyjnych. Często obok oficjalnej struktury organizacyjnej istnieje mniej formalny system działania. To powoduje, że kładziemy nacisk na określenie rzeczywistych ról i zadań poszczególnych stanowisk.

Wiemy, że zmiany w procesach administracyjnych są łatwiejsze i tańsze do wdrożenia niż w przypadku części produkcyjnej przedsiębiorstwa, ale identyfikacja marnotrawstwa jest o wiele trudniejsza. Realizacja procesów administracyjnych (np. przygotowanie oferty, reklamacje, itp.) wymaga aktywności co najmniej kilku pracowników (w różnych komórkach). Może to utrudniać identyfikację problemów, a w konsekwencji wyeliminowanie nieefektywności.

Nasze usługi Lean Office obejmują:

  • Precyzyjną definicję wartości dostarczanej końcowemu klientowi administracji.
  • Określenie działań, które dostarczają tę wartość poprzez analizę mapy strumienia wartości, a w efekcie wyeliminowanie wszystkich zbędnych działań.
  • Właściwą organizację procesów pozwalającą na unikanie przestojów oraz odpowiednie zarządzanie informacją w ramach całego przedsiębiorstwa.
  • Stworzenie warunków dla pracowników, by koncentrowali się na eliminacji strat i nieefektywności.
  • Szkolenie pracowników nie tylko w wykonywaniu powierzonych im zadań, ale również w umiejętności samodzielnego definiowania i rozwiązywania problemów.

Wdrażając rozwiązania Lean Office opieramy się na wypracowanej przez nas w ciągu wielu lat metodologii postępowania. Kierujemy się zbiorem fundamentalnych dla nas zasad:

  • Wartość dodana – są tylko dwa rodzaje pracy. Jeden tworzy wartość produktu, drugi natomiast wspiera tych, którzy tworzą te wartość. Dlatego nasza metodologia jasno precyzuje wszystkie role i odpowiedzialności w przedsiębiorstwie.
  • Problemy są dobre – jedynym sposobem rozwiązania problemów jest ich zidentyfikowanie. Największym zagrożeniem dla procesu Lean Management jest ukrywanie problemów. Zgodnie z tą zasadą żadna osoba, która przedstawia i opisuje problemy nie może być za to karana.
  • Zatrudnienie – Lean Management nie oznacza redukcji zatrudnienia. Jego wdrożenie musi być celem dla wszystkich pracownikó Jeżeli zostaną zwolnieni ludzie, to proces ciągłego doskonalenia może zostać zatrzymany.
  • Zaangażowanie pracowników produkcyjnych – Lean Management opiera się na założeniu, że osoby bezpośrednio zaangażowane w procesy administracyjne mają największe możliwości, żeby wymyślić i wdrożyć innowacyjne rozwiązania poprawiające efektywność. Podstawą skutecznego wdrożenia Lean Management jest włączenie ich w cały proces zmiany.
  • Mierzalność wyników – jeśli pracownicy mają wspierać proces wdrożenia Lean Management muszą być odpowiednio traktowani i oceniani. Dlatego ich praca powinna być właściwie mierzona.

Marnotrawstwo w usługach i procesach biurowych jest często trudne do identyfikacji. Jeśli chodzi o standardowy zestaw 8 typów strat to w przypadku procesów biurowych możemy je scharakteryzować w następujący sposób:

  1. nadprodukcja – produkowanie większej ilości informacji lub usług niż są potrzebne lub wkrótce potrzebne przez klienta, przykłady:
    1. przygotowywanie zbyt szczegółowych raportów niż jest to konieczne
    2. zbyt szczegółowe planowanie
    3. planowanie finansowe na zbyt długi okres w przyszłości
  2. zapasy – wszystko co zostało przygotowane w nadmiarze w porównaniu do procesu zorganizowanego jako przepływ jednej sztuki lub partii, przykłady:
    1. księgowanie faktur raz w tygodniu
    2. przeprowadzanie ocen okresowych wszystkich pracowników w tym samym czasie
  3. braki i błędy – wszelkie działania mające na celu skorygowanie błędów lub uzupełnienie braków, przykłady:
    1. poprawienie błędnie wprowadzonego zamówienia
    2. zatrudnienie niewłaściwego pracownika, nieposiadającego odpowiednich kwalifikacji
  1. nadmierne przetwarzanie – działanie zajmujące więcej czasu niż powinno, działania, procesy nie dodające wartości z punktu widzenia klienta końcowego, przykłady:
    1. proces budżetowania przedsiębiorstwa (nie dodaje wartości z punktu widzenia klienta końcowego a wartość dla odbiorców wewnętrznych jest wątpliwa)
    2. zbyt długie spotkania
    3. zadawanie klientowi wielokrotnie tych samych pytań
  2. nadmierny ruch – przemieszczanie się personelu biurowego lub zaangażowanego w procesy usługowe, przykłady:
    1. przemieszczanie się do archiwum, centralnej drukarki, faksu
    2. pielęgniarki chodzące po lekarstwa, sprzęt medyczny
  3. transport międzyoperacyjny – przemieszczanie informacji lub materiałów, przykłady:
    1. wysyłanie maili
    2. przekazywanie dokumentacji do innego pracownika
  4. oczekiwanie – oczekiwanie klienta lub informacji na proces, przykłady:
    1. oczekiwanie na podjęcie decyzji
    2. oczekiwanie na rozwiązanie problemu
    3. oczekiwanie na reakcję systemu informatycznego
  5. nieefektywne wykorzystanie pracowników – niewykorzystywanie w pełni lub we właściwy sposób zdolności i kompetencji pracowników, przykłady:
    1. zbyt ograniczona delegacja odpowiedzialności
    2. nieefektywne szkolenie wewnętrzne

Zobacz także: